L'extranet copropriétaire
Un extranet est une plateforme web sécurisée, via un identifiant personnel, qui permet aux syndics de mettre à disposition des copropriétaires des documents relatifs à la copropriété (consultation et téléchargement) 7j/7 et 24h/24. La mise à disposition d’un extranet est obligatoire par le décret du 23 mai 2019, en application de la loi ELAN du 23 novembre 2018.
L’extranet est à destination des copropriétaires et du conseil syndical. Ces deux interlocuteurs ont des besoins différents en termes d’informations, l’extranet de chacun sera donc différent en fonction de la nature des documents.
Ergonomique et facile à prendre en main, l’espace copropriétaire est un outil de suivi et d’information.
Documents accessibles à tous les copropriétaires
La liste minimale établie par le décret du 23 mai 2019 et effective depuis le 1er juillet 2020 à destination de tous les copropriétaires d’une copropriété :
- Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes publiés qui y apportent des modifications
- La dernière fiche synthétique réalisée par le syndic
- Le carnet d’entretien de l’immeuble
- Les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité
- Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
- Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité
- L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés
- Le contrat de syndic en cours
Documents accessibles au seul copropriétaire pour son(es) lot(s)
Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot :
- Son compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale
- Le montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire
- Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’AG
- Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années
Documents accessibles au conseil syndical
La liste minimale établie par le décret du 23 mai 2019 et effective depuis le 1er juillet 2020 à destination des membres du conseil syndical (afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle) :
- Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires
- Le relevé des charges et produits de l’exercice échu
- Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés
- Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
- La liste de tous les copropriétaires
- La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière